Efektywne IT – droga do biznesowego sukcesu

Środowisko IT stanowi fundament dla innowacyjnych działań firmy, nie spełni jednak tego zadania, jeśli z powodu złego zarządzania będzie generować koszty oraz opóźnienia we wdrażaniu technologii wspierających rozwój biznesu.

Dlatego uzyskanie efektywności IT jest dziś dla CIO najwyższym priorytetem.

Rola CIO w organizacjach na przestrzeni ostatnich kilku lat bardzo się zmieniła. Głos szefa IT liczy się bardziej niż kiedykolwiek przedtem, jednak rosną również wymagania jakim musi sprostać. Działania CIO obejmują dziś trzy zasadnicze obszary: zwiększanie dochodów organizacji, aktualizację IT, strategię bezpieczeństwa danych oraz doskonalenie i jednocześnie uproszczenie coraz bardziej złożonego środowiska technologicznego.

CIO może stać się prawdziwym liderem cyfrowej transformacji pod warunkiem, że zmienią się proporcje pomiędzy wykonywanymi przez niego zadaniami, co oznacza przede wszystkim przesunięcie większości działań z obszaru utrzymania na obszar innowacji. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Harward Business Review (Business Transformation and the CIO Role) uruchamianie funkcji wspierających biznes wciąż stanowi 70% pracy CIO, choć idealne byłoby zmniejszenie jej do 7%. Wprowadzanie zmian technologicznych w miarę zmian zachodzących w firmie oraz tworzenie innowacji biznesowych i strategii opartych na technologii odpowiednio zajmuje dziś 18% i 12% – idealne byłoby zwiększenie ich udziału do 37% i 57%. Wartości takie są możliwe do osiągnięcia pod warunkiem podniesienia efektywności IT, co pozwoli zrealizować zarówno zakładane cele finansowe jak i przesunąć działania CIO w stronę transformacyjnych i innowacyjnych zadań.

Kierownictwo IT pragnie spędzać więcej czasu identyfikując możliwości biznesowe, ulepszając IT oraz wprowadzając innowacje.

Obecna rola Co CIO chcą robić z 3 do 5 lat 
Ulepszanie operacji IT/ zwiększanie wydajności systemów.48%Identyfikowanie możliwości wyróżnienia się na tle konkurencji.48%
Wdrażanie nowych systemów i architektury.47%Kultywowanie partnerstwa IT i biznesu.42%
Łączenie inicjatyw IT z celami biznesowymi.45%Wprowadzanie innowacji biznesowych.41%
Kultywowanie partnerstwa IT i biznesu.40%Łączenie inicjatyw IT z celami biznesowymi.35%
Przewodzenie działania na rzecz zmian.38%Rozwijanie i udoskonalanie strategii biznesowej.32%

źródło: CIO Custom Solutions Group, RedHat

Czym jest efektywność IT, jak do niej dążyć i jak zarządzać zasobami

Analitycy i praktycy biznesowi definiują efektywność IT na różne sposoby, ale można jąw przybliżeniu określić jako skuteczność IT na poziomie operacyjnym i strategicznym. Na poziomie operacyjnym skuteczność ta oznacza poprawę funkcjonowania przedsiębiorstw. Na poziomie strategicznym – wpływ na sprawność przedsiębiorstwa, czyli jego zdolność reagowania na zmiany. Z kolei według Journal of Information Technology Management z 2018 efektywność IT to zrównoważenie i zoptymalizowanie czterech obszarów: efektywności organizacyjnej, efektywności dostarczania rozwiązań, efektywności aplikacji i infrastruktury. Efektywność informatyczną można zdefiniować również jako jak najlepsze dostarczanie komponentów technologicznych i rozwiązań biznesowych dla klientów.

Do pomiaru efektywności IT stosowane są bardzo różne wskaźniki (KPI), zależnie od potrzeb danego przedsiębiorstwa, takie jak m. in.: satysfakcja klienta, ROI, SLA, wydajność i dostępność systemów, metryki danego projektu, zaangażowanie pracowników, satysfakcja klienta, zrównoważona karta wyników etc.

Uzyskanie odpowiedniej efektywności IT to proces złożony, dlatego warto zaangażować w tym celu zewnętrznych ekspertów z doświadczeniem, by uniknąć pułapek w które można wpaść dokonując usprawnień, jakie niekoniecznie będą prowadziły do sukcesu.

Efektywność IT może przykładowo znacznie usprawnić popyt na nadwyżki mocy produkcyjnych, jednak należy pamiętać, że przepustowość infrastruktury IT- składnik efektywności, jest krzywą w kształcie litery S. Gdy zapotrzebowanie na zasoby znacznie przekracza możliwości, działom IT zaczyna ich brakować i rozpoczyna się gaszenie pożarów oraz doraźne podejmowane decyzji o priorytetyzacji. Ma to daleko idące konsekwencje, ponieważ utrzymujące się przeciążenie popytem hamuje efektywność IT. Budżety i harmonogramy mogą co prawda wydawać się nienaruszone, ale funkcjonalność i jakość na tym ucierpi.

 

Pozyskaj czas na zarządzanie IT CIO

 

Kolejną sprawą jest wdrażanie różnorodnych usług w chmurze (XaaS), automatyzacji, offshoringu, sourcingu oraz konsolidacji, racjonalizacji i modernizacji. Inicjatywy te z powodzeniem podnoszą wydajność, ale także prowadzą do nadmiernej konsumpcji, co sprawia, że przewidywane oszczędności rzadko są uzyskiwane. Wystarczy popatrzeć na poniższe przykłady. Pewna duża, globalna firma zainwestowała czas i znaczne środki finansowe w automatyzację testów. W rezultacie koszt jednego testu spadł, a jakość rozwiązań wzrosła. Dalsza analiza wykazała jednak, że w miarę jak testy stawały się coraz tańsze i bardziej powszechne, zespoły projektowo-rozwojowe odeszły od jakości. Inna organizacja, bank o zasięgu międzynarodowym, wdrożyła kompleksową strategię chmury, która przyniosła ponad 50% redukcję kosztów serwerów wirtualnych. Jednak ogólne cele w zakresie redukcji kosztów nie zostały zrealizowane, bo chociaż zwiększający się popyt na serwery wirtualne mógł być zaspokojony dzięki usługom w chmurze, to jednocześnie istniejąca fizyczna infrastruktura nie mogła zostać zlikwidowana, więc nadal generowała koszty jej utrzymywania.

Organizacje poświęcają sporo czasu i pieniędzy, aby stworzyć bardziej wydajne, elastyczne, innowacyjne środowisko IT, jednak działania te utrudniają niewłaściwe strategie tego rozwoju. Skupianie się wyłącznie na efektywności kosztowej, a zapominanie o konieczności zwiększenia tempa dostarczania usług jest zbyt wąskim podejściem. W konsekwencji rośnie zużycie zasobów, a zespoły IT spędzają czas na wdrażaniu i kupowaniu produktów IT, które nigdy nie są wykorzystywane.

Należy pamiętać, że nie osiągnie się właściwej efektywności bez wdrożenia dobrych praktyk i właściwego zarządzania firmową informatyką. Przyjęcie ITIL, agile, automatyzacja czy wdrożenia systemów ITSM są fundamentem pod budowę naprawdę wydajnego IT, m. in. dlatego, że pozwalają spojrzeć na technologie z innego punktu widzenia, nie tylko tego bezpośrednio generującego koszty, ale postrzegając IT jako drogę do wzrostu wartości biznesu i zwiększenia jego konkurencyjności.

12 najczęstszych metod pomiaru efektowności IT

– satysfakcja klienta – 28,1%

– metryki projektu – 27,2%

– wydajność operacji – 23.9%

– opinie zainteresowanych stron – 19%

– ROI – 16,5%

– środki finansowe – 14%

– SLA – 11,5%

– wielkość budżetu – 10,7%

– dostępność systemu – 10,7%

– wydajność systemu – 10,7%

– zaangażowanie pracowników – 9%

– zrównoważona karta wyników – 9%

źródło: Journal of Information Technology Management Volume XXIX, 2018

Koszt opóźnienia staje na drodze do efektywności

Dziś każda firma musi korzystać z technologii by iść naprzód, więc osiągniecie odpowiedniej efektywności środowiska IT jest po prostu konieczne dla jej właściwego działania i utrzymania przewagi rynkowej. Jednak CIO napotykają na drodze do efektywności sporo trudności.

Wszyscy dyrektorzy ds. informatyki dążą do stworzenia doskonałego środowiska IT, ale nie jest to łatwe zadanie z powodu jego złożoności. „Doskonałość” ta nie może być uzyskana wyłącznie poprzez zastosowanie rozwiązań chmurowych. Dotychczasowe systemy on-premise muszą pozostać częścią środowiska IT w większości organizacji ze względu na obawy związane z bezpieczeństwem, obowiązki zachowania zgodności z regulacjami branżowymi i prawnymi lub konieczność utrzymania krytycznych aplikacji na własnych/kontrolowanych przez siebie serwerach. Zatem architektura IT jest w większości przypadków hybrydowa. Model hybrydowy zapewnia elastyczność, a właściwa kombinacja infrastruktury cloud i on-premise upraszcza i przyspiesza działanie IT, pozwalając uzyskać tempo dostarczania usług współmierne do dzisiejszych przyspieszonych cykli biznesowych.

Pomimo iż model hybrydowy ułatwia działania zmierzające do poprawy efektywności, to i tak CIO nie zawsze jest w stanie wykorzystać nowe możliwości cyfrowe, przeskoczyć problem rosnących kosztów, opóźniających się innowacji, rosnącego długu technologicznego, braku wsparcia kierownictwa firmy oraz braku umiejętności w zespołach. Uzyskaniu efektywności nie sprzyja również zakup i wdrażanie produktów, które nie są wykorzystywane (tzw. produkty w stanie uśpienia), bo czekają na lepszy moment lub dostarczane są zbyt późno, co powoduje, że generują znacznie mniejszą wartość (koszt opóźnienia). Praktycy nazywają je niezamierzonymi produktami ubocznymi IT, a są one naturalną konsekwencją przestarzałych praktyk zarządzania IT. Niestety nawet więcej niż jedna piąta wysiłków IT jest marnowana na technologie, które nigdy nie są wykorzystywane.

Praktyki zarządzania IT rzadko dziś uwzględniają koszty opóźnień, a jest to duży błąd. Koszt opóźnienia (CoD – Cost of Delay) określa wynik biznesowy, który nie został uzyskany z powodu opóźnionej aktywacji wymaganej funkcjonalności, a zatem ma kluczowe znaczenie dla zarządzania efektywnością IT. CoD nie odgrywał większej roli w epoce, w której dział IT pełnił jedynie funkcję wsparcia, a rozwiązania technologiczne miały wieloletnią przydatność. Dziś kiedy technologia jest fundamentem biznesu i gwarancją przewagi konkurencyjnej pominięcie koncepcji CoD jest strzałem w kolano. Według firmy konsultingowej McKinsey nawet 40% możliwości biznesowych może zostać utraconych właśnie z powodu opóźnień.

Bariery efektywności działań CIO

– brak wsparcia od kierownictwa firmy – 38%

– ograniczenia budżetowe – 32%

– niejasna strategia korporacyjna – 23%

– braki umiejętności (brak umiejętności w programowaniu i finansowych) – 17%

– braki w zatrudnieniu – 13%

– brak wiedzy i doświadczenia w zespole – 12%

– inne (regulacje prawne, technologiczne możliwości) – 9%

– nie wiem – 23%

źródło: EY, „DNA of CIO”