Polityka prywatności

I. Informacje podstawowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego www.optimatis.pl (zwanego dalej: „Serwisem Internetowym”).

2. Właścicielem Serwisu Internetowego i jednocześnie Administratorem Danych jest Optimatis Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-460), ul. Kwitnącego Sadu 9, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Ministra Rozwoju, NIP: 8992683287, REGON: 021098511, zwana dalej Optimatis.

3. Dane osobowe zbierane przez Optimatis za pośrednictwem Serwisu Internetowego są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane również RODO.

4. Optimatis dokłada szczególnej staranności do poszanowania prywatności Użytkowników odwiedzających Serwis Internetowy.

II. Rodzaj przetwarzanych danych, cele oraz podstawa prawna

1. Optimatis zbiera informacje dotyczące osób fizycznych dokonujących czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z ich działalnością, osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową oraz osób fizycznych reprezentujących osoby prawne lub jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadzące we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, zwanych dalej łącznie Użytkownikami.

2. Dane osobowe Użytkowników są zbierane w przypadku korzystania z usługi formularza kontaktowego w celu wykonania umowy świadczonej drogą elektroniczną. Podstawa prawna: niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi formularza kontaktowego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

3. W przypadku skorzystania z usługi formularza kontaktowego, Użytkownik zawsze podaje następujące dane:

a) adres e-mail;
b) imię i nazwisko;
c) numer telefonu.

4. Podczas korzystania ze Strony Internetowej Serwisu mogą być pobierane dodatkowe informacje, w szczególności: adres IP przypisany do komputera Użytkownika lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki, czas dostępu, typ systemu operacyjnego.

5. Od Użytkowników mogą być także gromadzone dane nawigacyjne, w tym informacje o linkach i odnośnikach, w które zdecydują się kliknąć lub innych czynnościach, podejmowanych w naszym Serwisie Internetowym. Podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.

6. W celu ustalania, dochodzenia i egzekucji roszczeń mogą być przetwarzane niektóre dane osobowe podane przez Użytkownika w ramach korzystania z funkcjonalności w Serwisie Internetowym takie jak: imię, nazwisko, dane dotyczące korzystania usług, jeżeli roszczenia wynikają ze sposobu, w jaki Użytkownik korzysta z usług, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody. Podstawa prawna – prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.

7. Przekazanie danych osobowych do Optimatis jest dobrowolne, w związku z zawieranymi umowami sprzedaży, czy też świadczenia usług za pośrednictwem Strony Internetowej Serwisu.

II. Komu udostępniane lub powierzane są dane oraz jak długo są przechowywane?

1. Dane osobowe Użytkownika przekazywane są dostawcom usług, z których korzysta Optimatis przy prowadzeniu Serwisu Internetowego.

2. Optimatis korzysta z dostawców, którzy przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Optimatis. Należą do nich m.in. dostawcy świadczący usługę hostingu, usługi księgowe, dostarczający systemy do marketingu, systemy do analizy ruchu w Serwisie Internetowym, systemy do analizy skuteczności kampanii marketingowych;

3. Dostawcy usług mają siedzibę w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

4. W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda wówczas dane osobowe Użytkownika przetwarzane są przez Optimatis tak długo, aż zgoda nie zostanie odwołana, a po odwołaniu zgody przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Optimatis i jakie mogą być podnoszone wobec niego. Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata.

5. Dane nawigacyjne mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia Użytkownikom lepszej obsługi, analizy danych statystycznych i dostosowania Serwisu Internetowego do preferencji Użytkowników, a także administrowania Serwisem Internetowym.

6. W przypadku skierowania żądania, Optimatis udostępnia dane osobowe, uprawnionym organom państwowym, w szczególności jednostkom organizacyjnym Prokuratury, Policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

III. Mechanizm cookies, adres IP

1. Serwis Internetowy używa niewielkich plików, zwanych cookies. Zapisywane są one przez Optimatis na urządzeniu końcowym osoby odwiedzającej Serwis Internetowy, jeżeli przeglądarka internetowa na to pozwala. Plik cookie zwykle zawiera nazwę domeny, z której pochodzi, swój „czas wygaśnięcia” oraz indywidualną, losowo wybraną liczbę identyfikującą ten plik. Informacje zbierane za pomocą plików tego typu pomagają dostosowywać oferowane przez Optimatis produkty do indywidualnych preferencji i rzeczywistych potrzeb osób odwiedzających Serwis Internetowy. Dają też możliwość opracowywania ogólnych statystyk odwiedzin prezentowanych produktów w Serwisie Internetowym.

2. Optimatis wykorzystuje dwa typy plików cookies:

a) Cookies sesyjne: po zakończeniu sesji danej przeglądarki lub wyłączeniu komputera zapisane informacje są usuwane z pamięci urządzenia. Mechanizm cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z komputerów Użytkowników.

b) Cookies trwałe: są przechowywane w pamięci urządzenia końcowego Użytkownika i pozostają tam do momentu ich skasowania lub wygaśnięcia. Mechanizm cookies trwałych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z komputera Użytkowników.

3. Optimatis wykorzystuje cookies w celu analiz i badań oraz audytu oglądalności, a w szczególności do tworzenia anonimowych statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze Strony Internetowej Serwisu, co umożliwia ulepszanie jej struktury i zawartości.

4. Mechanizm cookies jest bezpieczny dla komputerów Użytkowników Serwisu Internetowego. W szczególności tą drogą nie jest możliwe przedostanie się do komputerów Użytkowników wirusów lub innego niechcianego oprogramowania lub oprogramowania złośliwego. Niemniej w swoich przeglądarkach Użytkownicy mają możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do komputerów. W przypadku skorzystania z tej opcji korzystanie z Serwisu Internetowego będzie możliwe, poza funkcjami, które ze swojej natury wymagają plików cookies.

5. Optimatis może gromadzić adresy IP Użytkowników. Adres IP to numer przydzielany komputerowi osoby odwiedzającej Serwis Internetowy przez dostawcę usług internetowych. Numer IP umożliwia dostęp do Internetu. W większości przypadków jest przypisywany komputerowi dynamicznie, tj. zmienia się przy każdym połączeniu z Internetem i z tego powodu traktowany jest powszechnie, jako nieosobista informacja identyfikująca. Adres IP jest wykorzystywany przez Optimatis przy diagnozowaniu problemów technicznych z serwerem, tworzeniu analiz statystycznych (np. określeniu, z jakich regionów notujemy najwięcej odwiedzin), jako informacja przydatna przy administrowaniu i udoskonalaniu Serwisu Internetowego, a także w celach bezpieczeństwa oraz ewentualnej identyfikacji obciążających serwer, niepożądanych automatycznych programów do przeglądania treści Serwisu Internetowego.

6. Serwis Internetowy zawiera linki i odnośniki do innych stron internetowych. Optimatis nie ponosi odpowiedzialności za zasady ochrony prywatności na nich obowiązujące.

IV. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Prawo do cofnięcia zgody – podstawa prawna: art. 7 ust. 3 RODO.

a) Użytkownik ma prawo do cofnięcia każdej zgody, jakiej udzielił Optimatis.

b) Cofnięcie zgody ma skutek od momentu wycofania zgody.

c)  Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez Optimatis zgodnie z prawem przed jej cofnięciem.

d) Cofnięcie zgody nie pociąga za sobą dla Użytkownika żadnych negatywnych konsekwencji, może jednak uniemożliwić dalsze korzystanie z usług lub funkcjonalności, które zgodnie z prawem Optimatis może świadczyć jedynie za zgodą.

2. Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – podstawa prawna: art. 21 RODO.

a) Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania jego danych osobowych, w tym profilowania, jeżeli Optimatis przetwarza jego dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes, np. marketing produktów i usług Optimatis, prowadzenie statystyki korzystania z poszczególnych funkcjonalności Serwisu Internetowego oraz ułatwienie korzystania ze Serwisu Internetowego, a także badanie satysfakcji.

b) Rezygnacja w formie wiadomości e-mail z otrzymywania komunikatów marketingowych dotyczących produktów lub usług, będzie oznaczać sprzeciw Użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych, w tym profilowania w tych celach.

c) Jeżeli sprzeciw Użytkownika okaże się zasadny i Optimatis nie będzie miał innej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, dane osobowe Użytkownika zostaną usunięte, wobec przetwarzania których, Użytkownik wniósł sprzeciw.

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – podstawa prawna: art. 17 RODO.

a) Użytkownik ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych.

b) Użytkownik ma prawo żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli:

  • dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
  • wycofał określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o jego zgodę;
  • wniósł sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych w celach marketingowych;
  • dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie Państwa członkowskiego, któremu Optimatis podlega;
  • dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.

c) Pomimo żądania usunięcia danych osobowych, w związku z wniesieniem sprzeciwu lub wycofaniem zgody, Optimatis może zachować pewne dane osobowe w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jak również do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Optimatis. Dotyczy to w szczególności danych osobowych obejmujących: imię, nazwisko, adres e-mail, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z usług Optimatis, czy też dodatkowo adresu zamieszkania/adresu korespondencyjnego, numeru zamówienia, które to dane zachowywane są dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z zawartymi umowami sprzedaży lub świadczeniem usług.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – podstawa prawna: art. 18 RODO.

a) Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych. Zgłoszenie żądania, do czasu jego rozpatrzenia uniemożliwia korzystanie z określonych funkcjonalności lub usług, z których korzystanie będzie się wiązało z przetwarzaniem danych objętych żądaniem. Optimatis nie będzie też wysyłał żadnych komunikatów, w tym marketingowych.

b) Użytkownik ma prawo do żądania ograniczenia wykorzystania danych osobowych w następujących przypadkach:

  • gdy kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas Optimatis ogranicza ich wykorzystanie na czas potrzebny do sprawdzenia prawidłowości danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni;
  • gdy przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych Użytkownik zażąda ograniczenia ich wykorzystania;
  • gdy dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub wykorzystywane ale są one potrzebne Użytkownikowi w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • gdy wniósł sprzeciw wobec wykorzystania jego danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na szczególną sytuację – ochrona interesów, praw i wolności Użytkownika przeważa nad interesami, które realizuje Administrator, przetwarzając dane osobowe Użytkownika.

5. Prawo dostępu do danych – podstawa prawna: art. 15 RODO.

a) Użytkownik ma prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarza dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, Użytkownik ma prawo:

  • uzyskać dostęp do swoich danych osobowych;
  • uzyskać informacje o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania danych Użytkownika albo o kryteriach ustalania tego okresu (gdy określenie planowanego okresu przetwarzania danych nie jest możliwe), o prawach przysługujących Użytkownikowi na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
  • uzyskać kopię swoich danych osobowych.

6. Prawo do sprostowania danych – podstawa prawna: art. 16 RODO.

a) Użytkownik ma prawo do żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jego danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, Użytkownik, którego dane dotyczą ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym przez przedstawienie dodatkowego oświadczenia, kierując prośbę na adres poczty elektronicznej zgodnie z §6 Polityki Prywatności.

7. Prawo do przenoszenia danych – podstawa prawna: art. 20 RODO.

a) Użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane osobowe, które dostarczył Administratorowi, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Użytkownik ma również prawo żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio takiemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. W takim przypadku Administrator prześle dane osobowe Użytkownika w postaci pliku w formacie csv, który jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.

8. W sytuacji wystąpienia przez Użytkownika z uprawnieniem wynikającym z powyższych praw, Optimatis spełnia żądanie albo odmawia jego spełnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Jeżeli jednak – z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – Optimatis nie będzie mógł spełnić żądania w ciągu miesiąca, spełni je w ciągu kolejnych dwóch miesięcy informując Użytkownika uprzednio w terminie miesiąca od otrzymania żądania – o zamierzonym przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.

9. Użytkownik może zgłaszać do Administratora skargi, zapytania i wnioski dotyczące przetwarzana jego danych osobowych oraz realizacji przysługujących mu uprawnień.

10. Użytkownik ma prawo żądać od Optimatis przekazania kopii standardowych klauzul umownych kierując zapytanie w sposób wskazany w pkt. VI. Polityki Prywatności.

11. Użytkownikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w zakresie naruszenia jego praw do ochrony danych osobowych lub innych praw przyznanych na mocy RODO.

V. Zarządzanie bezpieczeństwem

1. Optimatis zapewnia Użytkownikom bezpieczne i szyfrowane połączenie podczas przesyłania danych osobowych w Serwisie. Optimatis stosuje certyfikat SSL wystawiony przez jedną z czołowych światowych firm w zakresie bezpieczeństwa i szyfrowania przesyłanych danych przez sieć Internet.

VI. Zmiany Polityki Prywatności

1. Pytania związane z Polityką Prywatności prosimy kierować na adres: rodo@optimatis.pl

2. Data ostatniej modyfikacji: 25.01.2019 r.